退職の引き継ぎ資料の書き方｜項目・記入例と進め方を解説

退職の引き継ぎ資料には、業務名・実施時期・手順・保存場所・注意点・進捗・確認先を記載します。後任者が「いつ、何を見て、次に何をするか」を判断できる形にしましょう。

業務の洗い出し方、書き込み用の項目表、事務・接客の記入例を紹介します。社内の指定書式があれば、その形式を使ってください。

担当業務を洗い出す

予定表や業務記録を見ながら、次の3つに分けて一覧にします。

締切が近い仕事や、対応が止まると影響が大きい仕事から、上司と優先順位を決めます。退職までの予定が未確定なら、退職を上司に伝えるタイミングと準備も確認してください。

業務ごとに次の表を埋めます。資料の冒頭には作成者・更新日・引き継ぎ先を記載し、最新版が分かるようにします。

手順は番号を付け、「確認する」だけでなく何と照合するかを書きます。既存のマニュアルがある場合は参照先を示し、変更点や例外を補足してください。

保存場所は「共有フォルダ→営業部→売上管理→月次集計」のように具体化します。後任者が開けるか、必要なアクセス権限があるかも確認します。

パスワードなどの認証情報は資料へ直接記載せず、社内の管理手順に従います。業務資料を個人のメールや私物のクラウドへ移して引き継がないようにしましょう。

以下は架空の業務を想定した例です。実際の手順・期限・社内ルールに置き換えてください。

項目	記入例
業務名・期限	前月分の売上集計。毎月第1営業日に着手し、第3営業日までに経理へ提出
手順	1．販売管理システムから前月分を出力 2．集計表へ入力 3．返品処理と合計額を元データと照合 4．指定フォルダへ保存し、経理へ連絡
保存場所	共有フォルダ→営業部→売上管理→月次集計。操作手順は同フォルダのマニュアルを参照
注意点	返品処理の反映状況を確認。不一致があれば経理へ相談
進捗・次の対応	10月1日時点：9月分を入力済み。返品1件は確認待ち。10月2日に経理担当へ確認し、回答後に集計表を更新
確認先	集計方法：経理担当／取引内容：営業担当

項目	記入例
業務名・実施時期	レジ準備。早番の勤務時間内に行い、開店前に完了
手順	レジ起動→釣銭照合→用紙残量確認→決済端末の状態確認→責任者へ報告
保存場所	バックヤードの業務ファイル「開店準備」
注意点	釣銭額が合わない場合は自己判断で補填せず、責任者へ報告
未完了事項・確認先	未完了事項なし／当日の店舗責任者

本番の送信・決済・データ更新を伴う業務では、社内ルールに沿って確認しながら進めます。練習のために取り消せない処理を実行しないでください。

上司へ、暫定の担当者、優先して資料化する業務、進行中案件の引き受け先を確認します。資料作成は進めつつ、受け渡し先を自分だけで決めないようにします。

最終出勤日までに、最新版の保存場所と未完了案件の担当者・次の対応を共有してください。退職後の自分への連絡を前提にせず、社内で確認できる状態を目指します。