「昔のバイトを辞めた月が思い出せない」「最後に給料が入った月を書けばいい？」と、履歴書の職歴欄で手が止まっていませんか。
入社・退社年月は、手元の書類や勤務先の記録で確認してから記入すると整理しやすくなります。給与が振り込まれた月だけでは、実際の在籍期間が分からない場合もありますね。
この記事では年月を調べる手順に絞って紹介します。職歴を立派に見せるためではなく、応募書類の間で日付を揃え、後から説明できる状態にするための準備ですね。
▶本記事の概要
- 入社・退社年月を調べる資料を集める
- 年月が曖昧な場合は記録を照合する
- 元勤務先へ在籍期間を問い合わせる
- 確認した年月を応募書類へ反映する
- まとめ
- 契約書や勤務先から届いた書類を探す
- 給与振込月や最後の出勤日だけで決めない
入社・退社年月を調べる資料を集める
契約書や勤務先から届いた書類を探す
まずは雇用契約書・労働条件通知書・退職時の書類など、期間が記載されている資料を探します。更新契約の開始日だけを見て、最初の入社日と取り違えないようにしたいですね。
- 採用時の契約書や労働条件通知書
- 退職日が記載された勤務先の書類
- 給与明細や勤務表
- 採用・初出勤・退職に関するメール
書類が複数見つかったら、会社名と対象期間も確認します。派遣で働いていた場合は、派遣元との雇用期間と現場へ行っていた期間を混同しやすい点に注意したいですね。
派遣経験の職歴欄へのまとめ方は、派遣社員の履歴書の書き方で別に整理できます。
給与振込月や最後の出勤日だけで決めない
給料は、働いた月の翌月などに支払われることがありますね。そのため、銀行口座に入金された月をそのまま退社月にするのは避けたいですね。
同様に、最後に現場へ行った日と在籍が終わった日が一致しない場合もあります。資料のどの日付を見ているのか、一つずつ確かめたいですね。
給与の対象期間を読む際は、給与明細の見方が参考になります。振込記録は時期を絞る手がかりとして使い、在籍期間の確認資料と区別する形が考えられますね。
- メールや予定表で調べる範囲を絞る
- 年金記録は加入期間の手がかりとして使う
年月が曖昧な場合は記録を照合する
メールや予定表で調べる範囲を絞る
書類が見つからなければ、会社名・店舗名・採用・初出勤などでメールを検索します。メッセージアプリや当時の予定表も、確認する月を絞る手がかりになるかもしれません。
「大学の春休みだった」という記憶だけで確定せず、予定変更の連絡まで確認したいですね。初出勤の案内が届いた日と、実際に入社した日は異なる可能性があります。
| 手がかり | 確認する点 |
|---|---|
| 採用メール | 連絡日と入社予定日を区別する |
| 勤務表 | 初回・最終回の勤務と在籍期間を区別する |
| 給与明細 | 支払月と給与の対象期間を区別する |
| 契約更新書類 | 更新日と最初の入社日を区別する |
年金記録は加入期間の手がかりとして使う
厚生年金に加入していた仕事では、ねんきんネットの記録が確認の手がかりになることがありますね。日本年金機構のねんきんネット利用ガイドでは、資格取得・喪失年月日などの表示が案内されています。
ただし、年金の加入記録はすべてのアルバイト歴を示すものではありません。加入していなかった仕事や、在籍途中から加入した場合なども考えられるため、加入記録と雇用期間を同一視しないことが大切ですね。
資格喪失日を、そのまま退職日として写さないように注意します。日本年金機構は、厚生年金の資格喪失日について退職日の翌日などと説明しているため、他の資料との照合が必要ですね。
- 会社名と本人確認に必要な情報を整理する
- 確認中の項目を推測で埋めない
元勤務先へ在籍期間を問い合わせる
会社名と本人確認に必要な情報を整理する
手元で確認できないときは、元勤務先の人事・総務などに在籍期間の確認方法を尋ねます。店舗が閉店していても、運営会社の連絡窓口が残っている場合がありますね。
いきなり詳細な個人情報を送るのではなく、公式の連絡先と確認手順を確かめたいところです。まずは氏名、所属していた店舗や部署、おおよその在籍時期を整理すると話が進みやすくなりますね。
以下は筆者作成の問い合わせ例です。本人確認書類が必要な場合は、相手の案内と送付先を確認してくださいね。
以前、〇〇店でアルバイトとして勤務していた〇〇と申します。応募書類の作成にあたり、入社日と退職日を確認したく、ご連絡いたしました。在籍時期は〇年頃です。確認の窓口と必要な手続きを教えていただけますでしょうか。
確認中の項目を推測で埋めない
提出期限が近い場合は、応募先へ確認中であることと、分かっている範囲を伝えて扱いを相談します。未確認の月を適当に入れて、後から辻褄を合わせる方法は避けたいですね。
提出の延期や補足の方法が認められるかは応募先によって異なります。自分の判断だけで「頃」と書き換えたり、必須欄を空欄にしたりせず、指定された提出方法に合わせたいですね。
正社員経験がなく職歴のまとめ方にも不安がある場合は、正社員経験なしで就職相談をする際の準備も参考になります。
- 履歴書と職務経歴書で同じ年月を使う
- 提出済みの誤りは確認後に連絡する
確認した年月を応募書類へ反映する
履歴書と職務経歴書で同じ年月を使う
確認が取れたら、会社名・入社年月・退社年月・確認資料を一覧にしておきますね。西暦と和暦が混在していないかも、最後に見直したいですね。
- 会社ごとの確認済み年月を一覧にする
- 履歴書の職歴欄へ反映する
- 職務経歴書と応募フォームを照合する
- 古いファイルを誤送信しないよう区別する
私は飲食店、派遣での現場作業、ゲームのデバッグなど、異なる仕事を経験しています。複数の仕事を振り返るときこそ、記憶だけに頼らず仕事ごとの時期を分けて整理したいと思いますね。
提出済みの誤りは確認後に連絡する
すでに提出した年月が違っていた場合は、正しい情報が分かってから応募先の案内に沿って訂正を相談します。具体的な連絡文は、履歴書を提出した後に間違いに気づいた場合の対応で紹介していますね。
書類の保管にはA4ドキュメントファイルの商品一覧、作業中の区分にはインデックス付箋の商品一覧が候補になります。会社名や個人情報が外から見えないよう保管し、手持ちの収納で足りるなら追加購入は不要ですね。
記録をまとめておくと、次に応募するときも同じ年月を確認しやすくなります。一度に全部思い出そうとせず、資料がある勤務先から順に整理する方法でもよいと思いますね。
まとめ
入社・退社年月が分からないときは、契約書などの資料を起点に、記録の意味を確かめながら照合します。調べても分からない部分は推測で確定せず、勤務先や応募先へ確認したいですね。
▶本記事の振り返り
- 契約書や退職時の書類から確認する
- 給与支払月と在籍期間を区別する
- 年金の加入記録を職歴と同一視しない
- 確認後は応募書類全体の年月を揃える
参考資料（2026年10月15日確認）：日本年金機構「年金加入記録の確認のお願い」の見方
