「Web面接で資料を見せてと言われたら、どこを操作するの？」「パソコンの私的な画面まで見えないか心配」と感じていませんか。画面共有は、見せる資料・共有範囲・うまくいかない場合の代案を準備すると進めやすい機能です。操作を急ぐより、相手に何が見えているか確かめながら話したいですね。この記事では、資料を画面に表示して説明する場面に絞って整理します。
▶本記事の概要
- Web面接の画面共有で見せる資料を確認する
- 画面共有の前に表示範囲と通知を整える
- 面接中は見えている内容を確かめて説明する
- 説明後の共有停止と手元の準備を確認する
- まとめ
- 発表の有無と資料形式を案内から読む
- 公開できる内容だけを手元に用意する
Web面接の画面共有で見せる資料を確認する
発表の有無と資料形式を案内から読む
事前課題や作品説明がある場合は、発表時間、提出済み資料の使用可否、当日使うサービスを確認しますね。画面共有が必要か書かれていなければ、採用担当への確認事項ですね。
- 何の資料を説明するのか
- 説明時間は何分か
- 資料の事前送付が必要か
- 動画や音声を再生する予定があるか
全員が画面共有を求められるとは限りません。案内のない面接で、長い発表資料を一方的に見せる必要はないと思います。
公開できる内容だけを手元に用意する
資料には、前職の顧客名や非公開情報を載せない形が安心ですね。自作のサンプルでも、実際の案件と誤解されないように説明します。
作品の構成自体に迷う場合は、未経験Webデザイナーのポートフォリオ作成も参考になる内容ですね。自分が担当した範囲と、説明したい工夫を先に決めておきたいですね。
- 画面全体と一つのウィンドウを区別する
- 実際の資料で開始から停止まで試す
画面共有の前に表示範囲と通知を整える
画面全体と一つのウィンドウを区別する
共有対象を選べる環境なら、説明に使う資料のウィンドウに絞ると確認しやすくなります。選べる対象はサービスや端末で異なる点に注意したいですね。
Zoomでは画面全体や特定アプリなどを共有でき、参加者による共有をホストが制限することもあると案内されています。操作前の確認先はZoom公式の画面共有ヘルプですね。
資料を選んだつもりでも、画面全体が対象になっていないかを共有開始前に見直したいですね。
実際の資料で開始から停止まで試す
本番とは別に自分で用意した練習用の会議で、資料を開く、共有する、ページを送る、共有を止める流れを試します。企業から案内された本番URLへ無断で入る練習は避けたいですね。
- 私用のメールやSNSを閉じる
- 不要な通知の表示を抑える
- 資料を読みやすい大きさにする
- 共有停止の位置を確かめる
接続や音声の準備は、Web面接の前日・当日の確認方法に分けてあります。資料の表示と通話の準備を別々に確かめると、抜けを減らせると思いますね。
- 開始時に資料名を伝えてから話す
- 共有できないときは代案を相談する
面接中は見えている内容を確かめて説明する
開始時に資料名を伝えてから話す
相手の画面では、文字が小さかったり別のページが映っていたりする場合があります。次の声かけは筆者作成の例ですね。
これから制作事例の資料を共有します。表紙に「制作事例」と表示された画面は見えていますでしょうか。
確認が取れたら、「最初に目的、その後に担当範囲を説明します」のように順序を示すと伝わりやすいです。マウスポインターだけで示すより、見出しやページ番号も添えたいですね。
共有できないときは代案を相談する
共有ボタンが使えなくても、原因を自分の操作ミスと決めつける必要はありません。権限や接続環境を含めて、状況を短く伝える方法があります。
画面共有を開始できない状態のため、参加者側の共有が許可されているか確認をお願いできますでしょうか。難しい場合は、事前提出した資料の2ページ目に沿って説明してもよろしいでしょうか。
これは筆者作成の相談例ですね。チャットへの添付や再送は、相手が利用できる送付先を確認してから行います。
- 資料を閉じる前に共有を止める
- 不足する道具だけを補う
説明後の共有停止と手元の準備を確認する
資料を閉じる前に共有を止める
説明が終わったら、共有停止を確認してから私用の画面へ戻りますね。資料だけ閉じて安心せず、共有中の表示が消えているかまで見たいですね。
別の資料を探す必要が出たときも、一度共有を止めると落ち着いて確認できます。資料の外にあるフォルダー名や他社の応募情報も、映り込ませたくない情報ですね。
不足する道具だけを補う
スマートフォンでの参加が認められている場合は、角度を固定できるスマホスタンドが候補になります。PCから資料を共有するなら、スマホを買い足す必要はありません。
質問を書き留めるための小型ノートも用意しやすい道具ですね。どちらも手元の物で対応できれば十分なので、購入を面接準備の条件にしなくてよいと思います。
まとめ
▶本記事の振り返り
- 発表内容と資料の形式を先に確認する
- 共有対象・通知・停止操作を事前に試す
- 相手の表示を確認してから説明する
- 共有できないときは権限と代案を相談する
Web面接の画面共有は、操作の速さよりも、相手が資料を追えることが大切ですね。まずは一つの資料で、開始から停止まで練習するところから始めたいですね。
