次のような悩みを想定しています。
「開始時刻になってもWeb面接が始まらない」「待機画面のままだけれど、退出してよいのだろうか」
と困っていませんか。まずは最新の案内と今の画面を確認し、担当者へ状況を伝える順番で動きます。待っている時間だけで、面接の中止や不採用が決まったとはいえません。この記事では、機器の準備全般ではなく、開始予定時刻を過ぎても面接官と会えない場面を扱います。
▶本記事の概要
- Web面接が始まらないときに確認すること
- 面接官が来ないときは担当者へ状況を伝える
- 待機を続けられない場合と再調整の進め方
- 面接開始後と次回に向けて確認する
- まとめ
- 最新の日時と参加URLを照合する
- 画面に出ている状態を言葉にする
Web面接が始まらないときに確認すること
最新の日時と参加URLを照合する
最初に、日時変更のメールが届いていないかを確認しますね。カレンダーに登録した予定より、新しい案内があるかもしれません。
- 面接の日付と開始時刻
- 変更案内やキャンセルの連絡
- 今回の面接用URLと会議ID
- 指定アカウントや表示名
- トラブル時の連絡先
複数の企業と面接を進めている場合は、別の会社のURLを開いていないかも確かめます。海外拠点との面接なら、案内がどの地域の時刻かも確認したいですね。
予定を一覧にするなら、週間 スケジュールノートの商品一覧も候補です。参加URLや個人情報を書いた紙は、外出先で見える状態にしないように扱いますね。
画面に出ている状態を言葉にする
「入れません」だけでは、どの段階で止まっているか伝わりにくいことがあります。画面の文言、入室操作をした時刻、エラーの有無をメモすると連絡しやすいですね。
Zoomでは、ホストの開始を待つ表示と、ホストが入室を管理する待機室は区別できます。ホスト開始待ちは、そのミーティングがまだ開始されていない状態を表すものですね。
参考：Zoom公式・ホストの開始待ち、Zoom公式・待機室。表示や機能はサービス・設定によって異なるため、別のツールへそのまま当てはめないようにします。
- 何分待つかは案内と予定を基準にする
- 名前・予定時刻・現在の画面を伝える
面接官が来ないときは担当者へ状況を伝える
何分待つかは案内と予定を基準にする
「必ず何分待てば退出してよい」という全社共通の決まりはありません。遅延時の案内があれば、その手順を優先します。
案内がなく、開始時刻を過ぎても変化がない場合は、日時やURLを確認したうえで窓口へ問い合わせますね。何十分も待ってからでなければ連絡できない、と考えなくてもよいです。
電話の緊急連絡先があるならそこへ、メール指定なら元の案内に返信する方法が考えられますね。担当者が通話中などの可能性もあるため、短い間隔で何度も発信する必要はありません。
名前・予定時刻・現在の画面を伝える
以下は筆者作成の架空の例文です。実際の状況に合わせて言い換えてください。
件名：本日14時のWeb面接について（氏名）
採用ご担当者様
本日14時より面接予定の○○と申しますが、13時55分から指定URLへ接続しておりますが、現在もホストの開始を待つ画面が表示されています。参加方法に相違がないか、ご確認いただけますでしょうか。引き続き待機しております。氏名・電話番号
電話なら、件名の代わりに応募職種と名前から伝えます。日時・画面・問い合わせたいことを短くまとめると、担当者が確認しやすいですね。
エージェント経由の応募では、案内された連絡経路へ状況を共有します。企業へ直接連絡してよいか不明なら、担当エージェントの指示を確認する形で構いません。
- 連絡と記録を残して退出する
- 再調整では日時と参加方法を改めて確かめる
待機を続けられない場合と再調整の進め方
連絡と記録を残して退出する
次の勤務や外せない予定があり、無制限には待てない場合もあります。退出が必要なら、待機した時刻と理由を簡潔に知らせたいですね。
以下は筆者作成の架空の例文です。実際の状況に合わせて言い換えてください。
14時から面接予定の○○と申しますが、指定URLで14時25分まで待機しておりましたが、後の予定のため、いったん退出いたします。今後の対応と再調整の可否をご案内いただけますでしょうか。
ここでの25分は架空例の時刻であり、退出の共通基準ではありません。相手から待機時間の指示がある場合は、その内容と自分の都合を相談します。
連絡した時刻と利用した窓口を残し、画面の記録が必要なら自分の状況確認用として保管しますね。会議URLや相手の情報をSNSへ公開する必要はありません。
再調整では日時と参加方法を改めて確かめる
新しい日時が決まったら、URLも同じかを確認します。以前の予定と混ざらないように、カレンダーと手元のメモを更新したいですね。
具体的なやり取りは、既存の働きながら転職活動を進める準備も参考になります。勤務後の面接なら、帰宅や機器準備まで含めて対応時間を見積もることが大切ですね。
私はアルバイトが18時頃に終わっても、帰宅を含めると19時半〜20時頃からのほうが対応しやすい働き方です。終業時刻とオンラインで話せる時刻を同じにしないほうが、予定を組みやすいと感じることがありますね。
- 遅れて始まったら終了予定を確認する
- 事前準備は通信と緊急連絡を分ける
面接開始後と次回に向けて確認する
遅れて始まったら終了予定を確認する
面接が始まっても、終了予定がそのままなのか、後ろへずれるのかは分かりません。次の予定がある場合は、冒頭で時間の制約を伝えます。
以下は筆者作成の架空の例文ですね。実際の状況に合わせて言い換えてください。
後の予定があり、15時までであれば対応可能です。本日の面接時間について確認してもよろしいでしょうか。
遅れた理由が分からない段階で、相手の姿勢を断定する必要はありません。一方で、その後の説明や再調整への対応は、連絡の取りやすさを考える材料になります。
事前準備は通信と緊急連絡を分ける
次回は、面接用端末のほかに、連絡先を確認できる手段も用意しますね。機器のテストや映像の確認は、Web面接の準備とトラブル対策から整理できます。
音声の聞き取りに不安があるならUSB 有線 ヘッドセットの商品一覧も候補ですね。ただし、面接官がまだ接続していない状況をヘッドセットの購入で解消できるわけではありません。
手持ちの機器で正常に話せるなら、それを使って構いませんね。待機画面のままという問題と、自分の音声・通信の問題を分けて考えます。
まとめ
Web面接に面接官が来ない場合は、日時とURL、画面表示を確かめてから連絡しますね。待機や退出の経過を残し、再調整になったときは時間と参加方法をもう一度そろえたいです。
▶本記事の振り返り
- 最新の案内と会議URLを照合する
- 現在の画面と待機時刻を担当者へ知らせる
- 退出が必要なら連絡と記録を残す
- 再調整では終了時刻と参加方法も確認する
