「自分では開けるのに、採用担当から履歴書PDFが開けないと連絡が来た」「同じファイルを送り直してよいのかな」と困っていませんか。最初に確かめたいのは、実際に送った添付ファイルと、相手が開けない状態の内容です。原因が分からない段階でも、確認中であることを先に伝えれば、次の対応を相談しやすくなりますね。
▶本記事の概要
- 履歴書PDFが開けない状態を切り分ける
- 送信済みのPDFと元データを確認する
- 再送メールでは差し替える資料を明確にする
- 再送しても開けない場合は提出方法を相談する
- まとめ
- 添付ファイルと共有リンクを区別する
- 短い返信で確認する時間を伝える
履歴書PDFが開けない状態を切り分ける
添付ファイルと共有リンクを区別する
メールにPDFそのものを添付したのか、保存先のリンクを送ったのかで、確認する場所は変わります。共有リンクの場合は、ファイルの破損ではなく閲覧権限の問題かもしれません。
- 添付ファイルをダウンロードできない
- ダウンロード後にエラーが出る
- パスワードを求められる
- 共有リンクのアクセス許可を求められる
リンクの権限を直すときも、履歴書を誰でも閲覧できる公開状態へ変える方法は避けたいですね。企業が指定する提出先や方法に合わせて対応します。
短い返信で確認する時間を伝える
原因の説明を待ってもらう間は、連絡を見たことと再送の予定を知らせると安心ですね。以下は筆者作成の返信例で、時刻は実際に対応できる時間へ置き換えます。
ご連絡を受け、添付した履歴書を確認中です。差し支えなければ、表示されているエラーメッセージを教えていただけますでしょうか。本日18時までに再送いたします。
まだ再送の見通しが立たない場合は、確認結果を連絡する時刻として伝える形もあります。約束できない短時間の対応を無理に提示しなくてよいと思いますね。
- メールに添付した実物を開いてみる
- 元の文書からPDFを作り直す
送信済みのPDFと元データを確認する
メールに添付した実物を開いてみる
作業フォルダーの最新版ではなく、送信済みメールの添付を保存して確認します。別の古いデータや、作成途中のファイルを選んでいないかを調べるためですね。
- 書類名と氏名が一致しているか
- ファイル容量が0バイトではないか
- すべてのページが表示されるか
- 写真と文字が読み取れるか
Adobe公式でも、PDFを開けない原因として閲覧ソフト、保護設定、破損などが挙げられています。詳細はAdobeのPDFが開けない場合の解説が確認先ですね。
元の文書からPDFを作り直す
送信済みのPDFに問題がある場合は、元のWord文書などからPDFとして書き出し直します。ファイル名の末尾を「.pdf」に変えるだけではPDFへの変換になりません。
作り直した後はページの抜けや改行の崩れも確認したいですね。パスワードの設定は提出先の指定に合わせ、個人情報を含む履歴書を不明な変換サービスへアップロードしないようにします。
まだ応募フォームへの添付自体ができていない場合は、応募フォームに履歴書を添付できないときの確認方法が別の確認先ですね。
- ファイル名と再送理由をそろえる
- 添付漏れと内容変更を区別する
再送メールでは差し替える資料を明確にする
ファイル名と再送理由をそろえる
企業がファイル名を指定している場合は、その形式に合わせます。指定がなければ「履歴書_山田太郎_再送.pdf」のように、書類と本人が分かる名前が一例ですね。
本文では、新しい添付を確認してほしいことを短く伝えます。次は筆者作成の再送例ですね。
件名：履歴書再送のご連絡／山田太郎
株式会社〇〇 採用ご担当者様
〇〇職へ応募しております山田太郎です。
履歴書のPDFを作成し直して添付いたしましたので、今回のファイルをご確認いただけますでしょうか。
引き続き開けない場合は、ご指定の方法で再提出いたします。お手数をおかけして恐縮ですが、ご確認をお願いできますでしょうか。
添付漏れと内容変更を区別する
再送前には、新しいPDFが実際に添付されているかを見直したいですね。添付を忘れた場合の連絡は、履歴書をメールに添付し忘れたときの再送例にまとめてあります。
氏名や職歴などの内容も直したなら、その修正点を別途伝えますね。表示不具合の対応だけだと受け取られないようにするためですね。
- 相手の環境変更を一方的に求めない
- 締切が近いときは連絡を先に残す
再送しても開けない場合は提出方法を相談する
相手の環境変更を一方的に求めない
自分の端末で開けても、採用側の環境で開けるとは限りません。相手へセキュリティ機能の解除や、未指定のアプリの導入を求めるより、受け取れる形式を確認したいですね。
Word形式や採用マイページなど別の方法が許可されれば、その案内に合わせて提出します。本人確認書類など、求められていない情報を追加する必要はないと思いますね。
締切が近いときは連絡を先に残す
期限内に再送できない可能性があれば、状況と対応見込みを採用担当へ知らせます。送信履歴も残し、再提出の期限を確認したいですね。
「連絡したから期限は延びる」とは限らないため、相手の返答を確認することが大切です。通常の件名や添付の整理は、履歴書のメールでの送り方も参考になりますね。
まとめ
▶本記事の振り返り
- 添付PDFなのか共有リンクなのかを区別する
- 送信済みメールの実物を確認する
- 元データから作り直し、全ページを見直す
- 再送する資料を明確にし、難しければ提出方法を相談する
履歴書PDFが開けないと言われても、原因を決めつけず一つずつ確認すれば対応を整理できます。先に短い返信を送り、確認済みのファイルを再提出したいですね。
