履歴書をメールで送るときは、企業の提出指示を確認し、必要な書類を添付して、用件・氏名が分かる件名と本文で送ります。形式や件名に指定があれば、その案内を優先してください。
自分から応募する場合と、提出依頼に返信する場合の例文、送信前の確認項目を紹介します。
提出指示を確認する
- 必要書類：履歴書だけか、職務経歴書なども必要か
- 提出方法：メール添付か、指定フォームへのアップロードか
- 指定事項：ファイル形式・容量・ファイル名・件名
- 提出先と期限：宛先のメールアドレス、担当者、締切
企業からWord・Excelなどの指定があれば、独自の判断でPDFだけを送らないようにします。不明な点は、提出期限に余裕を持って確認してください。
添付ファイルを準備する
形式の指定がなければPDFを候補にする
PDFはレイアウトを保って共有するための選択肢です。変換した後は全ページを開き、文字切れ、写真の欠け、不要な空白ページがないか確認します。拡張子を「.pdf」に書き換えるだけでは変換できません。
書類の内容を見直す場合は、履歴書の志望動機の書き方や職務経歴書の書き方と具体例も参考にしてください。
ファイル名に氏名と書類名を入れる
指定がなければ、次のように誰の何の書類か分かる名前を付けます。日付を付けることは必須ではありません。
- 履歴書_山田太郎.pdf
- 職務経歴書_山田太郎.pdf
容量とパスワード設定を確認する
容量の上限は応募先やメールサービスによって異なります。指定を超える場合は、文字や写真が読める状態を保って容量を調整するか、別の提出方法を相談します。
パスワード付きZIPと別送メールを一律の必須マナーにしないでください。暗号化や共有方法の指定がある場合は従い、不明なら提出先へ確認します。
履歴書を送るメールの件名・本文例
以下は架空の例です。企業名・職種・氏名・添付書類を実際の内容へ置き換え、不要な書類名は削除してください。
自分から応募する場合
メール応募を受け付けていることを確認したうえで送ります。
件名：営業事務職の応募書類送付／山田太郎
株式会社○○
採用ご担当者様はじめまして。山田太郎と申します。
貴社採用サイトの営業事務職の求人を拝見し、応募いたします。本メールに履歴書と職務経歴書を添付しております。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。山田太郎
電話番号：［連絡先の電話番号］
メールアドレス：［連絡先のメールアドレス］
採用担当者からの提出依頼に返信する場合
別の提出先や件名を指定されていなければ、届いたメールに返信します。件名は元の内容を残すと、やり取りを追いやすくなります。
件名：Re: 応募書類ご提出のお願い
株式会社○○
採用ご担当 ○○様お世話になっております。山田太郎です。
ご案内いただきました履歴書と職務経歴書を添付してお送りいたします。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
山田太郎
電話番号：［連絡先の電話番号］
メールアドレス：［連絡先のメールアドレス］
担当者名が分からなければ「採用ご担当者様」とします。宛先が複数ある場合は、返信先に不要な相手が含まれていないかも確認しましょう。
送信前の確認と送信後の対応
- 宛先・企業名・担当者名・応募職種は合っているか
- 指定された形式・件名・期限に合っているか
- 必要なファイルをすべて添付したか
- 添付した書類は今回の応募先向けの最新版か
- ファイルを開き、全ページを読めるか確認したか
- 本文に例文の仮名や［連絡先］が残っていないか
送信後は送信済みメールと、配信エラーが届いていないかを確認します。送信済みの表示だけで、相手が受信・確認したとまでは判断できません。
添付忘れや書類の間違いに気づいたら
同じ担当者へ速やかに連絡し、何を訂正したかを明記して正しいファイルを再送します。「先ほどのメールに添付漏れがございました。失礼いたしました。履歴書と職務経歴書を添付して再送いたします」のように簡潔に伝えます。
選考後に面接の案内が届いたら、面接の日程調整メールの返信例を確認できます。
まとめ
- 提出方法・ファイル形式・期限は応募先の指定を優先する
- 件名と本文には用件・氏名・添付書類を簡潔に書く
- 送信前に宛先と添付内容を確認する
- 送信後のエラーや添付漏れには速やかに対応する
