面接案内に「添付資料をご確認ください」とあるのに、ファイルが見つからない。相手のミスなのか、自分の見落としなのか迷っていませんか。まずは添付以外の受け取り場所を確認し、見つからなければ状況を短く伝える流れです。相手の添付忘れと決めつけずに聞ける例文も用意しました。
▶本記事の概要
- 面接案内の添付ファイルがない時の確認順
- 採用担当へ添付資料の再送を依頼する例文
- 面接や提出期限が近い場合の連絡方法
- 再送された資料を受け取った後の準備
- まとめ
面接案内の添付ファイルがない時の確認順
最新の案内を開き、同じ件名のメールを一通ずつ見直します。返信文だけを表示していると、以前のメールに付いた資料を見落としているかもしれません。
- 本文の下や上に添付ファイル欄がないか
- 前のメールに資料が添付されていないか
- 本文に資料を開くリンクがないか
- 応募サイトのメッセージ欄に資料がないか
- 別便で送るという記載がないか
可能なら、普段利用している正規のメールアプリやブラウザーでも確認します。知らない拡張機能やファイル閲覧アプリを急いで追加する必要はありません。
「ファイルがない」と「ファイルはあるが開けない」は分けて伝えると、相手も対応を選びやすいですね。表示されるエラーがあれば、その文章も控えておくとよいかもしれません。
採用担当へ添付資料の再送を依頼する例文
返信するときは、面接日時・自分の氏名・見つからない資料を添えます。やり取り中のメールへの返信なら、担当者も経緯を確認しやすいですね。
以下は筆者作成の例文です。勤務先や日時は、ご自身の状況に合わせて置き換えてください。
株式会社〇〇 採用ご担当者様
お世話になっております。〇月〇日〇時より面接予定の〇〇より、ご連絡いたしました。面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
本文に記載の「当日のご案内」について、私の受信画面では添付ファイルを確認できておりません。恐れ入りますが、再送いただくか、資料の確認場所をご案内いただけますでしょうか。
氏名：〇〇
電話番号：〇〇
「添付し忘れています」と断定するより、自分の画面で確認できない事実を伝える形です。相手を責める文章にしなくても、必要な依頼は伝えられますね。
面接日時も合わせて調整したい場合は、面接の日程調整メールの書き方に例文をまとめています。資料の再送依頼と日時変更を混ぜる場合は、用件を二つに分けたいですね。
- 案内にある連絡窓口へ状況を伝える
- 分かる情報と未確認の情報を分ける
面接や提出期限が近い場合の連絡方法
案内にある連絡窓口へ状況を伝える
面接当日や提出期限が近い場合は、指定された電話窓口など、早く確認できる方法を選びます。メールだけを何通も送るより、いつまでに資料が必要かを添えたいですね。
以下は筆者作成の例文です。勤務先や日時は、ご自身の状況に合わせて置き換えてください。
本日〇時に面接予定の〇〇です。ご案内にある添付資料が受信画面で確認できず、お電話しました。持ち物と受付場所について、口頭でも教えていただけますでしょうか。
エージェント経由の応募なら、まず案内を送った担当者へ連絡します。企業への直接連絡を控えるよう案内されている場合は、その窓口に沿って相談したいですね。
分かる情報と未確認の情報を分ける
面接日時は分かるけれど、入口だけが不明という場合もあるかもしれません。必要な質問を絞ると、短い電話でも要点を伝えやすくなります。
- 集合時刻と面接開始時刻
- 建物名・受付場所・入館方法
- 持参する書類と事前提出物
- オンライン面接の参加方法
資料がないことだけで、面接中止とは判断できません。日時が食い違う場合も、どちらかを自分で選ばず担当者へ相談したいですね。
再送された資料を受け取った後の準備
受け取ったら開けることを確かめ、面接日時や提出期限を予定表に反映します。読めたことを一言返信すると、相手も再送が届いたと確認できますね。
以下は筆者作成の例文です。勤務先や日時は、ご自身の状況に合わせて置き換えてください。
資料を再送いただき、ありがとうございます。添付ファイルを開き、内容を確認いたしました。ご案内に沿って準備を進めます。
ここで「面接資料」「提出する履歴書」「自分用のメモ」を分けて保存しておくと安心ですね。会社から届いた資料を、別の応募先へ誤って添付するのを防ぎやすくなります。
企業との連絡を含めた転職支援が気になる方には、type転職エージェントの特徴と注意点も参考になるかもしれません。今回の添付漏れだけなら、まず担当窓口への確認から始めたいですね。
まとめ
面接案内の添付ファイルがないときは、受信画面や過去のメール、応募サイトを確認してから再送を依頼します。期限が近い場合は、必要な情報を絞って指定窓口へ相談したいですね。気づいた段階で確認しておくと、当日の準備を進めやすくなると思います。
▶本記事の振り返り
- 過去メール・共有リンク・応募サイトを確認する
- 添付忘れと断定せず受信状況を伝える
- 期限が近いときは指定の連絡窓口を使う
- 再送後は内容の確認と受領の返信を行う
