「転職面接の日程調整メールが届いたけれど、どう返信すればいいのだろう」「仕事をしながら転職活動をしていて、提示された日時では参加できない……」
書類選考を通過すると、企業から面接日程についてメールが届くことがあります。
初めての転職では、候補日の出し方や件名、どこまで丁寧に書けばよいのか迷いますよね。
転職面接の日程調整メールでは、長い文章を書くよりも、参加できる日時を間違いなく、わかりやすく伝えることが大切です。
在職中で予定を調整する場合も、無理に空いていない日時を提示する必要はありません。確実に参加できる候補日時を整理して返信しましょう。
この記事では、提示された日程で参加できる場合、こちらから候補日を出す場合、確定後に日程変更をお願いする場合に分けて、転職面接の日程調整メールの書き方を紹介します。
▶本記事の概要
- 転職面接の日程調整メールを書く基本
- 面接日程を返信するときのケース別メール例文
- 面接の候補日の出し方と在職中の調整方法
- 確定した面接の日程変更をお願いする方法
転職面接の日程調整メールを書く基本
面接の日程調整メールでは、採用担当者が「誰からの連絡か」「どの日時を希望しているか」をすぐ確認できる形にまとめると読みやすくなります。
基本的な構成は次のとおりです。
- 件名
- 会社名・部署名・担当者名
- あいさつと自分の氏名
- 面接日程へのお礼
- 希望する日時
- 結びの言葉
- 氏名・電話番号・メールアドレス
企業から届いたメールへ返信する場合は件名を残す
企業から届いた面接日程のメールへ返信する場合は、元の件名を残したまま返信すると、採用担当者がこれまでのやり取りを確認しやすくなります。
例えば、企業から「面接日程のご相談」というメールが届いた場合は、次のような形ですね。
Re: 面接日程のご相談
自分から新しくメールを送る必要がある場合は、「面接日程のご相談／氏名」のように、用件と名前がわかる件名にすると伝わりやすいでしょう。
日時は数字だけでなく曜日まで書く
面接日程を返信するときは、「10月5日」だけではなく、「10月5日（月）14:00」のように曜日と時間も記載します。
候補日時が複数ある場合は、文章の中へ続けて書くより、箇条書きにすると確認しやすくなります。
- 第1希望：○月○日（○）10:00〜12:00
- 第2希望：○月○日（○）14:00〜17:00
- 第3希望：○月○日（○）終日
曜日と日付が一致しているか、送信する前にカレンダーで確認してください。
時間についても「午後」だけではなく、「13:00〜17:00」のように範囲を示すと、企業側が予定を組みやすくなります。
返信は確認後できるだけ早めに行う
企業から面接日程の連絡を受け取ったら、予定を確認したうえで早めに返信しましょう。
当日から翌営業日ほどを目安に確認すると、日程調整を進めやすくなります。
仕事の予定がわからず、すぐに候補日時を伝えられない場合もあるかもしれません。
そのようなときは、連絡を止めたままにせず、「○日までに予定を確認してご連絡いたします」と一度返信する方法があります。
転職活動全体の予定管理については、在職中に進める転職活動の手順はこちらでも確認できます。
面接日程を返信するときのケース別メール例文
転職面接の日程調整メールは、企業からどのような連絡を受けたかによって内容が変わります。
ここでは、よくある3つのケースに分けて紹介します。
- 企業から提示された日時で参加できる場合
- 企業から複数の候補日時を提示された場合
- 自分から候補日を提示する場合
企業から提示された日時で参加できる場合
企業から「○月○日14時からはいかがでしょうか」と指定され、その時間で参加できる場合は、日時をもう一度記載して返信します。
件名：Re: 面接日程のご案内
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました、○月○日（○）14:00からの面接に参加いたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
○○ ○○
電話番号：000-0000-0000
メール：example@example.com
――――――――――
日時を本文でも繰り返すことで、認識違いを確認しやすくなります。
複数の候補日時から選ぶ場合
企業からいくつかの日程を提示された場合は、参加できる日時を明確に伝えます。
件名：Re: 面接日程のご相談
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日の中から、○月○日（○）15:00を希望いたします。
ご調整いただきありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
○○ ○○
電話番号：000-0000-0000
メール：example@example.com
――――――――――
複数の日程で参加できる場合は、「第1希望」「第2希望」として複数伝えてもよいでしょう。
自分から候補日を提示する場合
企業から「都合のよい日時をお知らせください」と連絡された場合は、複数の候補を提示すると調整しやすくなります。
3候補ほど用意できる場合は、次のようにまとめられます。
件名：Re: 面接日程のご相談
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○です。
このたびは面接の機会をいただき、ありがとうございます。
面接日程につきまして、下記の日時で参加可能です。
- 第1希望：○月○日（○）10:00〜12:00
- 第2希望：○月○日（○）14:00〜17:00
- 第3希望：○月○日（○）13:00以降
上記の中からご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――
○○ ○○
電話番号：000-0000-0000
メール：example@example.com
――――――――――
オンラインでの面接が決まった場合は、日時だけでなく、使用するサービスや参加URLも確認しておきたいところです。
Web面接の機器や通信環境については、Web面接の前日・当日の準備はこちらで詳しく解説しています。
面接の候補日の出し方と在職中の調整方法
働きながら転職活動をしている場合、企業から提示された時間と現在の仕事が重なることもあります。
面接の候補日を出すときは、実際に参加できる日時だけを伝えることがポイントです。
ここでは、次の3点を確認してみましょう。
- 候補日は複数用意する
- 移動時間や仕事の終了時間も考える
- 面接前後に必要な準備時間を確保する
候補日は複数用意する
候補日を1つだけ提示すると、その日に企業側の予定が合わなかった場合、もう一度日程を調整することになります。
可能であれば3つほど候補を用意し、それぞれ参加できる時間帯も伝えるとわかりやすいですね。
例えば、次のような出し方があります。
- 10月5日（月）18:30以降
- 10月7日（水）17:30〜20:00
- 10月10日（土）10:00〜16:00
すべて同じ時間帯にする必要はありません。
企業の面接対応時間もあるため、自分が参加できる範囲を伝え、その中から調整してもらう形になります。
在職中は移動時間も含めて候補日を考える
仕事が17時に終わるからといって、17時から面接に参加できるとは限りません。
対面面接なら移動時間、Web面接なら静かな場所へ移る時間や通信確認が必要になります。
例えば、会社を17時に退勤し、自宅まで1時間かかる場合、17時30分からのWeb面接は現実的ではないかもしれません。
焦って参加することにならないよう、少し余裕を持った時間を候補にすると安心ですね。
現職の会議や業務が延びる可能性も考え、確実に参加できる時間を選んでください。
勤務先のメールや端末を使わずに管理する
在職中の転職活動では、現在の勤務先とは別の個人用メールアドレスや端末で応募先との連絡を管理すると整理しやすくなります。
面接日程をカレンダーへ登録する場合も、会社の共有予定表へ転職活動の情報を入力しないよう注意したいところです。
個人用のカレンダーや手帳に、次の項目をまとめておく方法があります。
- 企業名
- 面接日時
- 対面・Webのどちらか
- 面接場所または参加URL
- 採用担当者の連絡先
日程管理に関連して紹介しやすい商品としては、ビジネス用のスケジュール手帳や転職面接・ビジネスメールの文例集があります。
すでにスマートフォンで予定を管理している場合は、無理に手帳を追加する必要はありません。自分が確認しやすい方法を選ぶと続けやすいでしょう。
日程が決まったら、面接で聞きたい内容も準備しておくと安心です。転職面接の逆質問例はこちらから確認できます。
確定した面接の日程変更をお願いする方法
一度面接日時が決まった後でも、体調不良や仕事の都合などで参加できなくなる場合があります。
予定の変更が必要だとわかったら、できるだけ早く採用担当者へ連絡しましょう。
日程変更の連絡では、次の内容を簡潔に伝えます。
- 面接日程を調整してもらったことへのお礼
- 予定していた日時で参加が難しくなったこと
- 日程変更をお願いしたいこと
- 新しい候補日時
- 再調整へのお詫び
確定後に日程変更をお願いするメール例
件名：Re: 面接日程のご案内
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○月○日（○）に面接のお時間をいただいております、○○ ○○です。
先日は面接日程をご調整いただき、ありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、都合により予定していた○月○日（○）14:00からの面接への参加が難しくなりました。
恐れ入りますが、下記のいずれかの日程へ変更していただくことは可能でしょうか。
- ○月○日（○）10:00〜13:00
- ○月○日（○）15:00以降
- ○月○日（○）終日
一度ご調整いただいたところ、再度お願いすることとなり申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
○○ ○○
電話番号：000-0000-0000
メール：example@example.com
――――――――――
面接直前に変更が必要になった場合
面接当日や開始時刻が近い場合は、メールだけでは採用担当者がすぐ確認できない可能性があります。
企業から緊急時の連絡方法や電話番号が案内されている場合は、その指示に沿って連絡しましょう。
連絡するときは、「○時から面接予定の○○です」と名乗り、参加できない状況と日程変更を相談したいことを簡潔に伝えます。
Web面接で接続トラブルが起きた場合も同様に、黙って待つのではなく担当者へ状況を伝えるとよいでしょう。
接続できない場合の確認方法については、Web面接のトラブル対策はこちらでも紹介しています。
日程変更そのものだけで選考結果が決まるとは限りません。予定が変わったときは、連絡を後回しにせず、参加できる別の日程を整理して伝えることが大切です。
まとめ
転職面接の日程調整メールでは、採用担当者が確認しやすいよう、参加できる日時を簡潔に伝えましょう。
企業から提示された日程で参加できる場合は、日時を本文でも確認します。自分から候補日を出す場合は、複数の日程を用意すると調整しやすくなるでしょう。
在職中の場合は、退勤時間だけでなく移動や面接準備に必要な時間も考え、確実に参加できる日時を提示することがポイントです。
一度決まった日程を変更する必要が出た場合も、気付いた時点で連絡し、新しい候補日時を伝えてみてください。
▶本記事の振り返り
- 日程調整メールは件名・宛名・希望日時・署名を簡潔にまとめる
- 自分から候補日時を出す場合は複数の日程を提示する
- 在職中は仕事や移動時間を考えて確実に参加できる日時を選ぶ
- 確定後に変更が必要になった場合は早めに連絡して代わりの日程を提示する
面接日程のメールが届いたら、まず自分の予定表を確認し、参加できる日時を2〜3つ書き出してみましょう。
日程が確定した後は、日時・面接場所・参加方法をカレンダーなどに記録しておくと、当日の確認もしやすくなります。
