「データ入力の求人なのに電話対応もある」「取次ぎだけならできそうだけれど、詳しい説明まで任されるのかな」と迷っていませんか。電話対応という一言だけでは、仕事の範囲は判断できません。
相手・用件・件数・引き継げる範囲を分けて聞くと、自分が担当する姿を想像しやすくなります。この記事は電話マナーの解説ではなく、応募前に業務内容を確かめるための整理ですね。
▶本記事の概要
- 求人の電話対応は受ける仕事と掛ける仕事を分ける
- 電話対応の件数と一人で担当する範囲を聞く
- 電話が苦手なときの質問と経験の伝え方
- 回答を比較して応募するかを決める
- まとめ
- 取次ぎだけか、その場で回答するかを聞く
- 受信と発信、社内と社外を分けて確認する
求人の電話対応は受ける仕事と掛ける仕事を分ける
取次ぎだけか、その場で回答するかを聞く
電話を受けて担当者へつなぐ仕事と、内容を調べて相手へ回答する仕事では、必要な知識が異なります。「取次ぎ中心」と書かれていても、不在時の伝言や折り返し連絡まで含むかを聞きたいですね。
- 相手の名前と用件を聞いて担当者へつなぐ
- 予約や注文の内容を入力する
- 商品や手続きについて回答する
- 担当者がいない場合の伝言を残す
- 判断が難しい内容を責任者へ引き継ぐ
上記は業務を分けるための例で、どの求人にも全部含まれるという意味ではありません。求人票の「仕事内容」から読み取れる部分と不明な部分を分けたいですね。
受信と発信、社内と社外を分けて確認する
既存の取引先へ確認する電話と、新しい顧客へ案内する電話でも準備は変わります。自分から電話を掛ける業務が含まれるか、連絡先と目的も確かめたいですね。
電話対応を含めた募集条件全体の整理には、転職の求人票の見方が役立つ内容です。職種名だけで業務を決めつけないようにしたいですね。
- 部署全体の件数と自分の件数を区別する
- 対応できない内容を誰へ渡せるか確認する
電話対応の件数と一人で担当する範囲を聞く
部署全体の件数と自分の件数を区別する
一日に何件という説明を受けたら、部署全体の数か、一人が受ける目安かを確認します。例えば部署全体で50件でも、担当する人数や時間帯が分からなければ負担を比べにくいですね。
件数は日によって変わることもあるため、正確な固定値を求める必要はありません。通常の時期と忙しい時期、電話が集中する時間帯を聞く形なら答えてもらいやすいと思います。
以下は本記事で作成した架空の例文です。日付・氏名・状況を置き換えて使ってください。
求人に電話対応とありますが、応募する担当者一人あたりの一日の件数の目安と、受信・発信のどちらが多いかを伺えますでしょうか。
入力作業などを中断して対応するのか、電話の担当時間が分かれているのかも確認点になります。数の少なさだけでは、自分に合う仕事かは決められないですね。
対応できない内容を誰へ渡せるか確認する
分からない質問を受けたときに、どこまで自分で調べ、誰へつなぐのかを確認します。マニュアルの有無だけでなく、実際に相談できる人がいるかも大切ですね。
- 入社後に練習や説明を受ける機会
- 最初から一人で受けるか、先輩と対応するか
- 保留や折り返しの判断方法
- 苦情や専門的な質問の引き継ぎ先
- 担当者が離席した場合の確認先
研修があるという言葉だけで安心できるとは限りません。自分が困りそうな場面を一つ示して、対応の流れを聞きたいですね。
- 苦手な場面を具体化して質問する
- 仕事選びの条件へ置き換える
電話が苦手なときの質問と経験の伝え方
苦手な場面を具体化して質問する
電話が苦手でも、相手の名前を聞くこと、操作と会話を同時に行うこと、知らない質問へ回答することでは不安の中身が違います。困る場面を絞れば、確認したい条件も見えてきますね。
以下は本記事で作成した架空の例文です。日付・氏名・状況を置き換えて使ってください。
取次ぎの経験はありますが、商品について詳しく回答した経験はありません。入社直後はどの範囲を担当し、判断が難しい問い合わせはどなたに確認できますでしょうか。
経験がない場合に「慣れています」と話す必要はありません。できる範囲と、説明を受けてから取り組みたい範囲を分けると、相談の前提がそろいますね。
仕事選びの条件へ置き換える
私は高校生のとき、飲食のアルバイトで接客や人間関係を負担に感じました。一方で、大学時代には搬入やイベント関連の補助なども経験し、同じ「働く」でも人や作業内容によって続けやすさが変わると感じています。
これは電話対応の実務経験を示す話ではありません。「自分は全部苦手」とまとめる前に、何が負担なのかを分ける手がかりになるかもしれませんね。
電話以外の接客も含めて仕事を比較したい方は、接客なしのバイトの仕事内容と確認点を読めます。接客が少ないことと、連絡が一切ないことは別ですね。
回答を比較して応募するかを決める
企業から回答が届いたら、自分が継続できそうな条件と照らし合わせます。以下は判断項目を整理するための架空の比較例ですね。
| 項目 | 求人Aの回答例 | 求人Bの回答例 |
|---|---|---|
| 主な業務 | 担当者への取次ぎ | 注文受付と内容確認 |
| 担当件数 | 通常は一人10件前後 | 繁忙時は要確認 |
| 不明点 | 責任者へ引き継ぐ | 手順を確認中 |
未回答の欄を、自分に都合のよい想像で埋めないことが大切です。必要な条件が分からなければ、追加質問をしてから判断したいですね。
条件の優先順位に迷う場合は、転職の軸と希望条件の整理方法も利用できます。仕事の一部分だけでなく、通勤や勤務時間も合わせて考えたいですね。
求人探しや選考について相談したい方は、type転職エージェントの支援内容と注意点を確認できます。登録すれば必ず希望の求人が見つかると考えず、対象や対応範囲を読んで比較したいですね。
まとめ
▶本記事の振り返り
- 電話対応の内容を取次ぎ・回答・受信・発信に分ける
- 部署全体の件数と一人の担当件数を区別する
- 困ったときの引き継ぎ先と入社後の説明を聞く
- 実際の経験と必要な支援を分けて伝える
求人の電話対応が不安なときは、苦手という気持ちを具体的な質問へ置き換える方法があります。まずは「誰からの電話で、どこまで自分が答えるのか」を確かめたいですね。
