「面接を辞退したいけれど、メールだけで大丈夫？」「前日や当日はどう連絡する？」
転職の面接を辞退すると決めたら、意思が固まった時点で、応募先が指定する窓口へ連絡します。面接まで余裕があればメールで伝えられますが、前日・当日は電話も使い、開始時刻までに担当者へ伝わるようにしましょう。
日程だけが問題で、別の日なら選考を受けたい場合は辞退ではありません。面接の日程変更メールの書き方を確認してください。
面接辞退の連絡先と方法
| 応募経路・状況 | 連絡の進め方 |
|---|---|
| 直接応募・面接まで余裕がある | 採用担当者へメールなど、指定された方法で連絡する。 |
| 直接応募・前日や当日 | 緊急連絡先を確認して電話し、メールでも内容を残す。 |
| エージェント経由 | 担当者へ辞退を伝え、企業への連絡を依頼する。直前は面接開始時刻も伝える。 |
「何日前なら必ずメールだけでよい」という共通のルールはありません。週末や休業日を挟むと担当者が読めない場合もあるため、残り日数だけでなく企業の営業日や案内も確認します。
面接辞退メールに入れる内容
- 件名：面接辞退の連絡であることと氏名
- 宛名：会社名・採用担当者名
- 本文：応募職種、氏名、確定済みなら面接日時
- 用件：面接・選考を辞退する意思と簡潔な理由
- 結び：選考機会へのお礼、日程調整へのお詫び、署名
理由を詳しく伝えにくい場合は「一身上の都合」とまとめられます。他社名や応募先への不満を詳しく書く必要はありません。事実と異なる理由を作らず、辞退する意思が伝わる文章にします。
そのまま使える面接辞退メールの例文
以下は記入例です。会社名・担当者名・応募職種・日時・連絡先を置き換え、実際の事情に合わせて調整してください。
- 日程確定前は「選考辞退」、確定後は面接日時も明記する
面接の日程が決まる前に辞退する場合
件名：選考辞退のご連絡／○○ ○○
株式会社○○
採用ご担当 ○○様お世話になっております。営業事務職に応募しております○○ ○○です。
このたびは面接のご案内をいただき、ありがとうございます。大変恐縮ですが、一身上の都合により、今回の選考を辞退いたします。
選考にお時間をいただいた中で、このようなご連絡となり申し訳ございません。このたびは貴重な機会をいただき、ありがとうございました。
○○ ○○
電話番号：○○
メールアドレス：○○
- 面接日時が決まっている場合は、取り消す予定を特定できるようにする
面接の日程が決まった後に辞退する場合
件名：○月○日 面接辞退のご連絡／○○ ○○
株式会社○○
採用ご担当 ○○様お世話になっております。○月○日○時より、営業職の面接を予定しております○○ ○○です。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、今回の面接および今後の選考を辞退いたします。
日程をご調整いただいた後のご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。お忙しい中、選考の機会をいただき、ありがとうございました。
○○ ○○
電話番号：○○
メールアドレス：○○
企業から届いた面接案内に返信する場合も、本文の冒頭で用件を明確にします。別企業の宛名や、変更前の面接日時が残っていないか、送信前に確認してください。
前日・当日の辞退を電話で伝える例
電話では、まず氏名・面接日時を伝え、採用担当者へ取り次いでもらいます。
お世話になっております。本日15時より営業職の面接を予定しております、○○ ○○と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
担当者につながったら、辞退の用件を短く伝えます。
直前のご連絡となり申し訳ございません。一身上の都合により、本日の面接および今後の選考を辞退いたします。お時間を確保していただいた中で、このようなご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
電話後のメールには「先ほどお電話でお伝えしたとおり」と添えると、同じ連絡だと分かります。
担当者が不在なら、応募職種・氏名・面接日時・辞退の用件を取り次ぎの方へ伝え、メールも送ります。電話自体がつながらない場合は先にメールを送り、営業時間内に再度電話するなど、案内された連絡先で確認してください。
エージェント経由の場合は担当者へ連絡する
エージェント経由で選考を進めている場合は、原則としてその担当者に連絡します。サービスや企業から別の指示を受けていれば、その手順に従ってください。
○○様
お世話になっております。○○ ○○です。ご紹介いただいた株式会社○○の営業職について、○月○日○時の面接および今後の選考を辞退したく、ご連絡しました。
検討の結果、希望する仕事内容との違いが大きいと判断いたしました。日程調整後のご連絡となり申し訳ございません。企業への辞退連絡をお願いいたします。
直前で担当者と連絡がつかない場合は、サービスの緊急窓口や面接案内に記載された手順を確認します。辞退依頼を送っただけで企業への連絡が済んだと思い込まず、状況を確かめましょう。
すでに内定を受けている場合は、内定の回答期限と承諾・辞退の伝え方を参照してください。
まとめ｜面接辞退は早めに、用件を明確に伝える
- 辞退を決めたら、指定された窓口へ早めに連絡する
- メールには氏名・応募職種・面接日時・辞退の意思を記載する
- 前日・当日は電話も使い、伝達漏れを防ぐ
- エージェント経由では担当者に企業への連絡を依頼する
- 別日なら受けたい場合は、辞退ではなく日程変更を相談する
